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Box - 管理者ガイド - ユーザ管理

ユーザ管理

Managed Users(管理対象ユーザ) vs External Users(外部ユーザ)

Managed Users(管理対象ユーザ) : 管理者の管理下にあり管理者によって管理されているユーザを意味します。

External Users(外部ユーザ) :  管理者の管理下になく、パートナやクライアントなど外部のBoxユーザを意味します。

管理対象ユーザは、管理者により[管理コンソール]から作成されます。メニューバーから[管理コンソール] を選択し、ユーザアイコンをクリックします。

管理対象ユーザは共通の企業ドメイン(@comture.com など)を利用し、下記の設定を行うことができます。
・ ストレージ割り当て容量
・ グループ単位でのユーザ管理
・ インスタントログイン
・ アプリケーション管理
・ ユーザによるパスワードのリセット等の通知
・ ユーザアカウントの停止や削除

※一部の機能はエンタープライズプランのみの機能です。

外部ユーザは、管理者または管理対象ユーザによってフォルダの共有者として招待された外部のBoxユーザです。外部ユーザとして招待したユーザを管理対象ユーザに変更することも可能です。

管理対象ユーザ・外部ユーザ選択例

管理対象ユーザに権限を設定する

管理者は[管理コンソール]から管理対象ユーザの権限を設定することができます。

管理者
Boxアカウントの最上位の権限です。
・ 全てのフォルダへのアクセス権限
・ 全体的なアカウント設定(共有、アプリ、通知、セキュリティなど)
・ アカウントアクティビティのモニタリングとレポートの実行
・ セキュリティに関する変更のレポート (エンタープライズのみ)

Quick Tip : 管理者の変更する場合は下記手順で変更出来ます。
a) 管理コンソールからユーザーとグループタブを選択します。
b) 管理者の名前をクリックします。
c) ユーザーアクセス権限を編集からアカウント管理の変更を選択します。

共同管理者
以下を除き、管理者権限と同様の権限を持つ権限です。
・ 請求情報へアクセス
・ 管理者や他の共同管理者アカウントへのログイン
・ サイレントモードによるアクセス権

グループ管理者
グループを作成した際のグループ管理者です。
・ 特定グループ内のリポート実行
・ 特定グループ内へ管理対象ユーザの追加
・ 特定グループ内でのフォルダ権限を管理

一般ユーザ
一般ユーザです。前述の管理者・共同管理者・グループ管理者の権限は持ちません。

 

ユーザアクセスと権限
ユーザは全てのコンテンツへのアクセス権限がない限り、全てのBoxのフォルダ構成は見る
ことができません。ユーザに権限を付与するためには、ルートまたはサブフォルダレベルでの
アクセス権限を付与するか、特定のフォルダへ招待する必要があります。ユーザのフォルダへの
アクセス権限は[管理コンソール]から確認することができます。

つまり、ユーザからは招待されていないフォルダは表示されません。また、アクセス可能な
フォルダであってもアクセス可能なフォルダがルートレベルかサブフォルダレベルかも
ユーザからは見えません。

標準ではコラボレータの権限は[編集者]権限です。管理対象者ユーザへ割り当てる権限と
しては標準的な権限で、アップロード・ダウンロード・プレビュ・共有・編集・削除が行えます。ただし、フォルダのセキュリティの設定は行えません。コラボレータとして招待されたフォルダより下位でサブフォルダの作成やファイルの操作を行うことができます。

外部ユーザへはその他の権限を付与することでアクセスを制限しつつ共有することができ
ます。たとえば、[アップローダ]権限では、フォルダに対してアップロード以外の操作はでき
ませんので大容量のファイルを受け取る場合などに有効です。
また、[ビューア]権限はデータルームとしてBoxを利用する場合などに有効です。

7種類のアクセス権限

Boxでのアクセス権限は下位フォルダに継承されます。
ユーザはアクセス権限が付与された(コラボレータとして招待された)フォルダより下位のフォル
ダまたはファイルには上位のアクセス権限が自動的に付与されます。
このため、アクセス権限を付与する場合はフォルダの参照させる範囲を確認して設定して下さい。

"グループの招待を有効にする"は Enterpriseプランのみの機能です

ユーザの削除

管理対象ユーザを削除する場合は[管理コンソール]のユーザアイコンから対象ユーザを削除
します。削除対象のユーザがBoxにコンテンツを保持していない場合は確認用のポップアップ
ウインドウが表示されます。

Quick Tip : 外部ユーザを削除できない場合は対象外部ユーザがどのコンテンツにアクセスが可能か確認して下さい。また、外部ユーザをすべてのフォルダから削除することや管理対象ユーザとして招待することも可能です。

削除対象ユーザがBoxにコンテンツを保持している場合は、コンテンツを削除するかまたは他の
ユーザにコンテンツを転送するかを確認するポップアップウインドウが表示されます。

Quick Tip : ユーザを無効にしたりコンテンツへのアクセスを制限する場合は、管理コンソールのユーザタブから設定を行うことでアクセスを制限することができます。

 

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