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株式会社 ワークスジャパン - 基幹システム情報の見える化を実現!複数部門間の情報共有で営業力強化

基幹システム情報の見える化を実現!複数部門間の情報共有で営業力強化

社名 :株式会社 ワークスジャパン
URL :http://www.worksjapan.co.jp/
  ●募集選考プロセスのソリューション・サービス
  ●配置・育成プロセスのソリューション・サービス
  ●若年層人材開発のための制度設計・施策立案および支援サービス
【概要】
株式会社ワークス・ジャパン(以下、 ワークス・ジャパン )様は、ウィルソン・ラーニングワールドワイド株式会社よりCC(キャリア・コミュニケーション)事業部門を事業譲渡され、人財ソリューション事業推進を 目的とする企業として2010年9月、本格的に始動しました。時代ごとの人財の多様な価値観の変化を捉えつつ、コミュニケーション・プロセスの最適化を図 る人財ソリューションを確立し、採用戦略の立案から若年層人財の育成・活用に至るまでの、人財開発システムの構築に邁進しています。
今回Salesforceを導入したことにより、長年の課題であったお客様への活動履歴の一元化と、プロジェクト単位の進捗・原価管理の見える化が可能となり、営業力の強化と作業効率の大幅な向上を実現しました。

導入背景

■プロジェクトごとの売上と原価管理の見える化
設立当初より、会計業務、プロジェクト管理業務を行うための基幹システムをASP型で利用しています。その中でプロジェクト管理は、受注までの見込みパイ プライン管理と受注後の進捗・コスト管理の2つを行っています。プロジェクトは複数のサービスによって構成されており、各サービスごとに進捗、売上、支払 いや委託先の予実管理を行っています。
執行役員 経営管理部 松井部長は「プロジェクト毎の企画担当者の原価の使い方や取引先への支払予定など様々な切り口でプロジェクトの売上と原価の見える化を行い、業務の効率化を図りたいというニーズは高かったが、それが実現できていなかった」と語ります。
■お客様への活動履歴の一元化
もう一つの課題は、部門を横断した営業情報の共有でした。事業部門は提供するサービスによって3つに分かれています。営業情報(営業日報)はExcelで 作成され、各部門内のみで共有されていました。そのため、あるお客様を訪問した営業担当者が、他の営業部門が扱うサービスのニーズをつかんでも当該の部門 には共有されないため、ビジネスチャンスを逃していました。

導入ポイント

■Salesforceを選んだ理由
   1・機能の拡張、レポートの追加などが簡単にでき、柔軟性がある
   2・サーバの構築や運用コストがが不要なため、トータルコストが安い
   3・導入までのスピードが速い
   4・豊富な導入実績
   5・基幹システムで既に入力しているプロジェクトの情報をSaleseforceに直接取り込めるため、二重入力することなく、リアルタイムで情報を活用できる


■コムチュアを選んだ理由
 ・当社の状況をよく理解して提案してくれたこと
 ・Salesforceの導入実績が豊富であること


導入作業中、基幹システムの修正が発生しましたが、基幹システムの担当会社が中々意図を理解してくれず苦労しました。一方で、コムチュアは動きもよく仕様の理解も早かったので、ほぼ予定通りに導入することができ、とても満足しています。

イメージ図

導入後の効果

■データ集計作業・入力作業負荷の軽減
基幹システムに登録しているプロジェクトの情報は、すべてSalesforceにデータ連携しています。Salesforce上ではレポート機能を活用し て簡単かつリアルタイムに分析情報が見えるようになりました。手間がかかっていたExcelの集計・分析作業は無くなり、作業効率やスピードは大幅にアッ プしました。
また、Excelで入力していた営業活動に関する情報もSalesforceで入力し共有しています。それまでExcelでは毎回手入力していた訪問先、面談者などの基本情報の入力が不要となり、入力負荷も軽減されました。

■プロジェクトの進捗と収支の見える化
パイプライン管理ができるようになったため、プロジェクトの受注見通しが正確になりました。更には、一定日数以上活動が停滞している見込みプロジェクトにはアラートがでるなど、上長はプロジェクトごとに現状把握とタイムリーな対応が可能になりました。
プロジェクトの明細ごとの売上、支払いや委託先の予実管理もリアルタイムに見えるようになりました。進捗に対してコスト実績の積み上げが大きいプロジェク トも一目でわかるため、リアルタイムで対策を打つことができます。また、今までは不十分だった委託先の評価(コスト面、品質面など)もできるようになり、 委託先の選定に大いに役立っています。

■お客様への活動履歴が一元化され、引継ぎ作業も効率化
営業活動情報も3つの営業部門間で共有できるようになり、お客様の深堀ができるようになりました。部門間で連携してお客様の課題を共有し、最適な提案を実施することができるようになりました。
また、営業情報は営業担当者が上長に必ず見てほしいというフラグを付けられるようにしています。上長はそれを確認し、コメントバックしています。担当者からの一方的な報告だけではなく、双方向のコミュニケーションにも役立っています。 

今後の展開

■営業活動の質の向上
営業活動の中心はコンペでの入札であり、一般的なプロジェクトでは3年に一度のタイミングで行われます。コンペの勝率をあげるためには、勝ったプロジェク トの情報だけではなく、負けたプロジェクトの情報も必要となってきます。このようなプロジェクトの勝ち負け情報の分析など、Salesforceのレポー ト機能をますます使うことによって、営業活動の質の向上のための情報の活用を目指していきます。

■Salesforceへの一元化
減価償却の期間が残っているため、現在の基幹システムをあと数年間は使用しますが、あらゆる情報を一元管理できる仕組みとして、基幹システムの仕組みをSaleseforceに統合することも検討しています。 コムチュアからの継続的な提案に期待しています。

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