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Box - 管理者ガイド - フォルダ構成

フォルダの基本構成

Boxでは大きく分けて[公開][制限]の2種類のフォルダ構成があります。

公開フォルダ : ユーザがルートレベル(最上位)にフォルダを作成することができます。デフォルトでは、ユーザがコラボレータ(共有者)の招待やファイルの共有を自身で行うことができます。
設定は [管理コンソール] > [設定] > [コンテンツと共有] > [コンテンツの作成] で行います。
制限フォルダ : 管理者がルートレベル(最上位)にフォルダを作成します。ユーザは最上位フォルダを作成することは出来ず、管理者が作成したフォルダの制限内で利用します。

設定は [管理コンソール] > [設定] > [コンテンツと共有] > [コンテンツの作成] で行います。

content creation

公開フォルダとして利用する場合は[コンテンツ作成を制限する]のチェックを外して下さい

公開フォルダ
企業利用での標準的なフォルダ構成です。ユーザは最小限の制限のもとで各々ワークスペースを管理します。一般的に、重要機密情報以外の情報コンテンツを扱う場合に利用されます。

例えば、営業担当者がBoxにプライベートフォルダ(ワークスペース)を作成し、提案書・見積書・契約書などを顧客単位に担当者が管理して商談や取引などを迅速に進めたい場合などに仮想的な商談室として利用されます。

また、プロジェクト管理者がプロジェクト単位でフォルダを作成し、社内プロジェクト担当者やクライアント・パートナー・ベンダーなどの外部のプロジェクト関係者との共有する場合にリモートオフィスとして利用されます。プロジェクト関係者は関連するコンテンツへ容易にアクセスすることが出来ます。

[管理コンソール]から新規ユーザを追加すると、ユーザはルートレベルのフォルダを作成する
ことが出来ます。新規ユーザ作成時はユーザへ割り当てるストレージ容量を決める必要があります。

add new user

プライベートワークスペース(個人フォルダ)
ユーザは共有用ワークスペース(フォルダ)を作成するか個別のプライベートワークスペースを作成するか選択することができます。ユーザが個人フォルダを作成した場合は管理者でも共有者として招待されない限りはフォルダへのアクセスはできません (エンタープライズプランでは一時的に管理者が個人フォルダへアクセス可能な機能があります)。黄色のフォルダは個人ファイルであることを意味し、共有していないことを意味します。

private folders

外部のBoxユーザが所有する共有フォルダ : 外部のBoxユーザから招待を受けて共有している場合はグレーのフォルダとして共有フォルダが表示されます。

shared folder

制限フォルダ
制限フォルダは公開フォルダのように管理をユーザに委ねません。このため、フォルダの作成、
ユーザの登録、グループの登録など、管理者によるプロビジョニング比率が高くなります。
以下に例を示します。

グループフォルダ : グループフォルダは企業ではよく利用されるフォルダ構成です。SharePointのような異なるコンテンツマネジメントシステムからの移行などで良く利用されます。
管理者はフォルダ構成を作成します。

Create a New Folder

この営業部フォルダはルートレベルのフォルダです。ルートレベルでのフォルダ作成後はサブフォルダを作成します。作成したサブフォルダに必要なアクセス権限を割り当てます。[営業部]はルートレベルフォルダ、[本社マーケティング課]はサブフォルダです。

Sub Folder

Boxにおける権限レベルは共有者として招待されたフォルダへのアクセス権限がユーザに設定
され、招待されたフォルダより下位フォルダにはその権限が継承されます。共有されたフォルダ
はログイン後の画面のルートレベルに表示されます。アクセス権限は[管理コンソール]の[コン
テンツと共有]で確認できます。

データルーム
Boxのデータルームはバーチャルデータルーム(Virutal Data Room)を意味しており、限定された当事者へオンラインで関連資料等を開示するような場合に利用します。本設定は管理者によって管理されたユーザ(マネージドユーザ)と外部ユーザ(エクスターナルユーザ)の両ユーザに適用
されます。 利用時にはユーザ情報は開示されないようする必要があります。そのため、コメント
・共有リンク・ディスカッションの機能は停止する必要があります。 これらの機能の停止はフォルダ毎に[フォルダプロパティ]から設定するこが可能です。
設定の際は「共有フォルダへのアクセスの匿名性が必要か?」を検討して下さい。

 

Quick Tip : フォルダ単位での設定が可能ですが、全体に設定を行う場合は管理コンソールから設定を行ってください

コラボレータへの招待を送信できるのは、所有者または共同所有者だけです : フォルダ所有者または共同所有者のみがコラボレータを招待することができます。データルームとして利用する際はこのオプションをチェックしておくことを推奨します。

コラボレーションを <企業名>内に制限する : コラボレーションを許可する範囲を企業内に制限する場合に利用します。

コラボレータを非表示にする : データルームの参照権限を持つユーザを非表示にします。
フォルダの所有者と共同所有者はユーザを確認することができます。コラボレータ覧には
フォルダ所有者の名前のみが表示されます。

このフォルダのコメントを無効にする : Boxではファイル単位でコメント機能が利用可能ですが、このオプションでコメント機能を無効にすることができます。

段階的な展開
初期の段階では制限フォルダとしてユーザに提供し、Boxの機能に慣れてくると公開フォルダへ
変更するような段階的な展開も管理者の負荷を軽減する方法として有効です。

セキュリティ
フォルダが公開か制限かに関わらず、管理者は全体的なセキュリティ設定を [管理コンソール] >
[設定] > [コンテンツと共有] から行うことができます。

Box - アクセス権限の考え方

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