目次

• フォルダの基本構成
• オープン構成
• クローズ構成
• 段階的な展開
• セキュリティ

フォルダの基本構成

Boxでは大きく分けて [オープン] と [クローズ] の2種類のフォルダ構成があります。

オープン構成 : ユーザーはルートレベル（第１階層 / [すべてのファイル] ページ）にフォルダを作成することができます。デフォルトでは、ユーザーがコラボレータ（共有者）の招待やファイルの共有を自身で行うことができます。
クローズ構成 : 管理者がルートレベルにフォルダを作成します。ユーザーはルートレベルにフォルダを作成することは出来ず、管理者が作成したフォルダの制限内で利用します。

設定方法
[管理コンソール] > [Enterprise設定] > [コンテンツと共有] > [コンテンツの作成] の [コンテンツの作成を制限する] で行います。

• • オープン構成として利用する場合は [管理者にのみ第1レベルのフォルダ、ファイル、ブックマークの作成および削除を許可する] のチェックを外します。
  • クローズ構成として利用する場合は [管理者にのみ第1レベルのフォルダ、ファイル、ブックマークの作成および削除を許可する] にチェックを入れます。

オープン構成

ユーザーはルートレベルにフォルダを作成することができ、最小限の制限のもとで各々ワークスペースを管理します。一般的に、重要機密情報以外の情報コンテンツを扱う場合に利用されます。

• • 営業担当者がBoxにプライベートフォルダ（ワークスペース）を作成し、提案書・見積書・契約書などを顧客単位に担当者が管理して商談や取引などを迅速に進めたい場合などに、仮想的な商談室として利用されます。
  • プロジェクト管理者がプロジェクト単位でフォルダを作成し、社内プロジェクト担当者やクライアント・パートナー・ベンダーなどの外部のプロジェクト関係者と共有する場合に、リモートオフィスとして利用されます。プロジェクト関係者は関連するコンテンツへ容易にアクセスすることができます。

[管理コンソール]から新規ユーザーを追加すると、ユーザーはルートレベルのフォルダを作成することが出来ます。
新規ユーザー作成時は、ユーザーへ割り当てるストレージ容量を決める必要があります。

個人用ワークスペースと共有用ワークスペース
オープン構成では、ユーザーは次のどちらのフォルダを作成するかを選択することができます。

• • 個人用ワークスペースとしてのフォルダ（黄色のフォルダ）
  • 共有用ワークスペースとしてのフォルダ（青色のフォルダ）

ユーザーが個人フォルダを作成した場合は、管理者もフォルダに招待されない限りフォルダへのアクセスができません。
（Enterpriseプランでは、管理者が一時的に個人フォルダへアクセスできる機能があります）

外部のBoxユーザーが所有する共有フォルダ
外部のBoxユーザーから招待を受けて共有している場合はグレーのフォルダとして共有フォルダが表示されます。

クローズ構成

管理者のみがルートレベルにフォルダを作成することができ、ユーザーは管理者からフォルダに招待される必要があります。
このため、フォルダの作成、 ユーザーの登録、グループの登録など、管理者によるプロビジョニング比率が高くなります。

グループフォルダ
グループフォルダは企業でよく利用されるフォルダ構成です。他のコンテンツマネジメントシステム（SharePoint等）からの移行などでも利用されます。

フォルダ作成・例
管理者がフォルダを作成します。
ルートレベルでのフォルダ作成後はサブフォルダを作成し、作成したサブフォルダに必要なアクセス権限を割り当てます。
下の画像では、次のように作成しています。

• • ルートレベルフォルダ：「営業部」フォルダ
  • サブフォルダ：「東京支部」「本社マーケティング課」

フォルダに招待された際のアクセス権限が下位フォルダに引き継がれます。各ユーザーのアクセス権限は、該当フォルダをクリック して画面右に表示されるコラボレータリストから変更できます。

アクセス権限の内容は [管理コンソール] の [Enterprise設定] > [コンテンツと共有] > [コンテンツのコラボレーション] で確認できます。

共有されたフォルダは、ユーザー側では、Boxにログインした後のルートレベル画面に表示されます。

データルーム（Virtual Data Room）
限定された当事者へオンラインで関連資料等を開示するような場合に利用します。
利用時には、ユーザー情報が開示されないようにする必要があります。そのため、コメント・共有リンク・ディスカッションの機能は停止する必要があります。
これらの設定は、フォルダ毎に [その他のオプション] > [設定] から設定することができ、管理者によって管理されたユーザーと外部ユーザーに適用されます。

• • コラボレータへの招待を送信できるのは、フォルダの所有者または共同所有者のみ : フォルダ所有者または共同所有者のみがコラボレータを招待することができます。データルームとして利用する際はこのオプションをチェックしておくことを推奨します。
  • コラボレーションを <企業名> 内に制限する : コラボレーションを許可する範囲を企業内に制限する場合に利用します。
  • このフォルダのコメントを無効にする : Boxではファイル単位でコメント機能が利用可能ですが、このオプションでコメント機能を無効にすることができます。
  • 非所有者に対してコラボレータとそのアクティビティを非表示にする : フォルダ所有者と共同所有者以外のユーザーに対して、他のコラボレータとそのアクティビティを表示できないように設定します。非所有者であるユーザーのコラボレータ欄には、自分とフォルダ所有者の名前と権限のみが表示されます。
    フォルダの所有者と共同所有者はコラボレータを確認することができます。

Quick Tip : フォルダ単位での設定が可能ですが、全体に設定を行う場合は管理コンソールから設定を行ってください

段階的な展開

「初期の段階では制限フォルダとしてユーザーに提供し、Boxの機能に慣れてくると公開フォルダへ 変更する」というような、
段階的な展開も管理者の負荷を軽減する方法として有効です。

セキュリティ

フォルダが公開か制限かに関わらず、管理者は全体的なセキュリティ設定を [管理コンソール] > [Enterprise設定]
> [コンテンツと共有] から行うことができます。

Box - アクセス権限の考え方